特定技能の届出義務とは？随時届出・定期届出の期限と提出者を解説
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特定技能外国人を受け入れた後は、支援の実施状況と変更事項を入管庁へ届け出ます。2026年4月1日から定期届出は年1回になりましたが、契約終了や支援計画変更などの随時届出は原則14日以内です。定期届出が年1回になっても、変更を年度末にまとめてよいわけではありません。
届出の起算日、提出者、証拠書類を一つの台帳で管理する方法を解説します。
届出は定期届出と随時届出に分かれる
受入企業である特定技能所属機関の届出は、大きく2種類です。
- 定期届出：受入れ、活動、支援の状況を対象期間ごとに報告する
- 随時届出：雇用契約、支援計画、委託契約などに変更が生じたときに報告する
義務的支援10項目の実施記録が届出資料の根拠になります。
定期届出は2026年4月から年1回
現行の対象期間と提出期間は次のとおりです。
| 項目 | 現行ルール |
|---|---|
| 対象期間 | 4月1日から翌年3月31日 |
| 提出期間 | 翌年度の4月1日から5月31日まで |
| 届出者 | 特定技能所属機関 |
5月31日が土日祝日の場合は翌開庁日です。四半期に1回の届出は2025年4月15日提出分が最後でした。古い手引きや社内予定表に「四半期ごと」と残っていないか確認してください。
添付書類も変わり、賃金台帳の写しは不要になった一方、所定の基準を満たさない場合は労働保険・社会保険の資料や納税証明書が必要です。
定期届出で取りまとめる情報
本体は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）で、内容は別紙1に書きます。まとめるのは対象期間中の次の情報です。
- 在籍、入国、退職などの受入れ状況
- 就労場所、業務、報酬の支払方法などの活動状況
- 1号特定技能外国人への支援実施状況
別紙1は受け入れている事業所ごとに作成し、本社が全事業所分を取りまとめます。 様式は改正されるため、前年のファイルを複製しないでください。
全部委託でも提出者は受入企業
支援の全部を委託している場合、登録支援機関は特定技能所属機関を経由して支援実施状況を届け出ます。書類を作るのは登録支援機関、取りまとめて提出するのは受入企業です。
対象期間の途中で委託先を変えた場合や自社支援に切り替えた場合は、期間を区切って各機関分を集め、1年分として提出します。委託先の選定は登録支援機関の選び方も参照してください。
別紙2の署名欄の漏れが最も多い
入管庁は「定期届出でよくある誤り集」で、参考様式第3-6号別紙2（署名欄）の提出漏れが多いと指摘しています。別紙2は、複数の登録支援機関に支援の全部を委託している場合に必要で、全委託先の署名をそろえます。
添付書類の省略条件は書類で異なります。電子届出で省略できるものがある一方、書面提出でも、登録支援機関一つへ全部委託していれば別紙2は不要です。提出資料一覧で確認します。
随時届出は原則14日以内
特定技能所属機関の主な随時届出は次のとおりです。
- 特定技能雇用契約の変更、終了、新たな締結
- 支援計画の変更（支援責任者・支援担当者の変更を含む）
- 支援委託契約の締結、変更、終了
- 特定技能外国人の受入れが困難となったとき
- 特定技能基準省令の基準に適合しなくなったとき
- 支援計画の実施が困難になったとき
いずれも事由が生じた日から14日以内です。郵送の場合は消印ではなく、14日以内に地方出入国在留管理局へ到達している必要があります。
受入れ困難は退職日から数えない
最も誤りやすいのが受入れ困難の起算日です。入管庁は、実際に退職するかどうかにかかわらず、継続が困難となった事由が生じた日から14日以内としています。
- 経営上の都合で解雇を予告した日
- 法人の解散を意思決定した日
- 本人が行方不明となったことが判明した日
- 許可を受けた日から1か月経過しても就労を開始していない場合
- 雇用後に1か月以上活動できない事情が生じた場合
一方、自己都合退職の申出だけでは受入れ困難の届出は不要です。この場合は退職後に雇用契約終了の届出を、終了日から14日以内に出します。
支援計画の変更も届出対象
支援計画は申請時に作って終わりではありません。支援責任者・支援担当者、委託先、支援内容、実施方法、実施言語、生活オリエンテーションの予定時間、定期面談の予定時期などの変更が届出対象です。
添付する支援計画書は、変更箇所と末尾の機関名称・作成責任者名だけを記載します。支援責任者の新任などでは就任承諾書等も必要です。
随時届出は登録支援機関へ丸投げできない
入管庁は、支援委託契約があっても登録支援機関が受入企業の随時届出を行うことはできないと明記しています。登録支援機関が担えるのは、変更の連絡、資料作成の補助、期限管理までです。
一方、登録支援機関自身にも、登録事項の変更、支援業務の休止・廃止・再開の届出（再開は予定日の1か月前まで）、特異事案の報告があります。同じ出来事から双方の手続が同時に発生するため、様式を混同しないでください。
届出漏れを防ぐ台帳を作る
届出管理表には、少なくとも次の項目を設けます。
- 外国人の氏名と在留カード番号
- 発生した事由と把握日
- 法定の起算日と提出期限
- 届出者と資料作成者
- 必要な添付書類
- 提出日、提出方法、受付記録
- 定期届出への反映欄
雇用契約、人事異動、支援記録を別々に管理すると変更が抜けます。退職、休職、配置変更、委託先変更を届出担当へ伝える社内期限も決めてください。
電子届出は事前の利用者登録が必要
届出には出入国在留管理庁電子届出システムを利用でき、一括届出用のひな型も公開されています。ただし事前の利用者登録が必要で、登録時に「特定技能所属機関」を選んでいないとログインできません。
提出方法にかかわらず、送信結果、受付番号、提出書類一式を保存してください。届出は作成した日ではなく、期限内に届いたことを示せる状態で完了と扱います。
届出を怠った場合の影響
入管庁は、届出が適正に履行されていない場合や、提出書類から基準を満たしていないことが判明し改善されない場合、特定技能外国人の受入れは原則認められないとしています。登録支援機関の支援状況が提出されなければ、登録が取り消されることもあります。
支援を実施していても、記録と届出がなければ適正な実施を確認できません。次回の在留申請だけの問題ではなく、現在の受入れ体制の適格性に関わります。
FAQ
Q1. 特定技能の定期届出は四半期ごとですか？ → 現在は年1回です。対象期間は4月1日から翌年3月31日、提出期間は翌年度の4月1日から5月31日です。
Q2. 退職者が出た場合、届出の起算日はいつですか？ → 受入れ困難の届出は退職日ではなく、継続が困難となった事由が生じた日から14日以内です。自己都合退職の申出だけなら受入れ困難の届出は不要で、退職後に雇用契約終了の届出を出します。
Q3. 登録支援機関が届出を提出できますか？ → 受入企業の随時届出を代わって行うことはできません。定期届出も受入企業が取りまとめて提出します。
Q4. 支援担当者の変更も届出が必要ですか？ → 支援計画の変更に当たるため届出対象です。変更箇所を記載した支援計画書などの添付も必要です。
まとめ
特定技能の定期届出は年1回ですが、随時届出は原則14日以内です。頻度が下がったのは定期届出だけで、契約・支援体制の変更管理は継続します。
届出者は受入企業です。受入れ困難の起算日は退職日ではないこと、別紙2の署名欄と添付書類の条件を押さえ、受付記録まで台帳に残してください。